Özet
13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği-1 ile elektronik defter ile ilgili genel esaslar belirlenmiş, e-defter uygulamasına geçilmiştir.
19.10.2019 tarih ve 30923 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ile e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu, Uygulamadan yararlanmaya ilişkin usul ve esaslar, e-defter dosyaları, berat dosyaları ve muhasebe fişlerinin muhafaza ve ibrazı, uygulamadan yararlanma izninin iptali, sorumluluk ve cezai müeyyideler ile diğer hususlarda açıklamalar yapılmış, e-defter uygulamasının uygulama alanı genişletilmiştir.

Elektronik defter genel tebliğinde değişiklik yapılmasına dair tebliğ ile; e-defterin şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunun hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü olduğu, bu uygulama ile defter dosyalarının elektronik dosya biçiminde hazırlanması, kağıda bastırılmaksızın oluşturulması, kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun elektronik imza/mali mühür araçları ile garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi amaçlandığı açıklanmıştır.

e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğunu;
1- e-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler,
2- Türk Ticaret Kanununun 397. maddesinin 4. fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler (398. madde kapsamında denetime tabi olacak şirketler Cumhurbaşkanınca belirlenir.) şeklinde uygulamaya dahil olacak mükellefler belirlenmiştir.

Ayrıca 486 seri nolu VUK Genel Tebliği ile Defter Beyan Sistemi kapsamı dışında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde e-defter uygulamasına dahil olabilecekleri, e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu olan mükelleflerin tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nevi) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleştirilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nevi) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükelleflerin e-defter uygulamasına geçmek zorunda oldukları, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının e-defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dahil olabilecekleri, Başkanlık, yapılan analiz veya inceleme neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirmeye yetkili olduğu belirtilmiştir.
e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunan mükelleflerin ;
1- e-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin e-fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren)
2- Türk Ticaret Kanununun 397. maddesinin 4. Fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler 01.01.2020 tarihinden itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren e-defter uygulamasına geçmek zorunda oldukları hüküm altına alınmıştır.

e-defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçeceği belirtilmiştir.
Uygulamadan yararlanan mükelleflerin aylık dönemler halinde oluşturacakları e-defter ve berat dosyalarını, aşağıda belirtilen sürelerde oluşturmak, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı imzalamak/onaylamak ve berat dosyaları e-defter uygulamasına yüklemek suretiyle Başkanlıkça onaylı halini almak zorunda oldukları:
1- Defter ve berat dosyalarının ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar,
2- Hesap dönemlerinin son ayına ait defter ve berat dosyaları, gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son gününe kadar,
3- Dileyen mükellefler, her hesap dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi içinde işe başlayanlarda işe başlanılan ayda) tercihlerini e-defter uygulaması aracılığıyla elektronik ortamda bildirmeleri şartıyla, her bir geçici vergi döneminin aylarına ait e-defter ve berat dosyalarını her ay için ayrı ayrı olmak üzere, ilgili olduğu geçici vergi dönemine ilişkin geçici vergi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar oluşturmak zorunda oldukları ifade edilmiştir.

e-defter ve berat dosyalarının mükelleflerin kendilerine ait NES veya Mali Mühür ile imzalanması esas olmakla birlikte, mükellefler tarafından noterde tanzim olunan özel vekaletnamede veya Başkanlık tarafından belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik imzalı muvafakatnamede belirtilmesi kaydıyla; Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin veya yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da defter tutma hususunda 3568 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde yetki verilen meslek mensuplarının Mali Mührü ya da NES’i ile zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması ve bunlar tarafından defter ve berat dosyalarının Başkanlık sistemlerine yüklenmesinin mümkün olduğu açıklanmıştır.

Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması, işlemin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratların, NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak imzalanacağı veya onaylanacağı, bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgalarının TÜBİTAK-UEKAE’den temin edileceği, beratların, Başkanlığı sunumunu engelleyen kesinti veya arıza durumunun ortadan kalkması ile beratların Başkanlık onayına sunulması işleminin gerçekleştirileceği belirtilmiştir.

e-defter dosyaları, berat dosyaları ve muhasebe fişlerinin muhafaza ve ibrazının ilgili mükellefler tarafından veya yetki almış özel entegratörler tarafından 01.01.2020 tarihinden itibaren 10 yıl süreyle muhafaza edilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.

e-defter oluşturma izni bulunmakla birlikte, bu tebliğde belirtilen veya bu tebliğ kapsamında Başkanlık ve Genel Müdürlük tarafından belirlenen usul ve esaslara uymayan ve yapılacak uyarıya rağmen gerekli tedbirleri almayanların, e-defter oluşturma izinleri yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebileceği, izinleri iptal edilenlerin bir yıl süre ile e-defter uygulamasından yararlanamayacakları açıklanmıştır.

e-defter oluşturulurken, bu tebliğde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulmasının zorunlu olduğu, bu tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-defter oluşturan veya oluşturdukları e-defterleri ve bunlarla ilişkili berat dosyaları ile muhasebe fişlerini yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenlerin, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümlerinin uygulanacağı belirtilmiştir.

e-defter tutanların, VUK’da belirtilen “Mücbir sebep” halleri nedeniyle e-defter veya beratlarına ait kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi veya işlem görememesi ve e-defter ve berat dosyalarının muhafaza edildiği e-defter saklama hizmeti veren özel entegratör kuruluşlardan veya Başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği hallerde, söz konusu durumların öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeleri ile birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine başvurarak kendisine bir zayi belgesi verilmesini istemesi gerektiği, Mahkemeden zayi belgesinin temin edilmesini müteakip, zayi belgesi ile birlikte durumun Başkanlığa yazılı olarak bildirilmesi ve Başkanlık tarafından istenilen bilgi ve belgelerin ibraz edilmesi halinde, mükelleflerin zayi olan e-defter kayıtlarının yeniden oluşturulması ve bunlara ait yeni oluşturulan e-defter ve berat dosyalarının e-defter uygulaması aracılığı ile Başkanlık sistemine yeniden yüklenmesi için Başkanlık tarafından yazılı izin verileceği açıklanmıştır.
e-defter uygulaması ile ilgili yayımlanan bu tebliğ, uygulama hakkında birçok konuyu açıklığa kavuşturmuş olup, beratların aylık ve üç aylık yüklenebilmesi gibi yeniliklerle birlikte yıl içindeki muhasebe işlemlerine ait yükün azaltılması amaçlandığı görülmektedir.

e-defter uygulamasına dahil olma konusunda Türk Ticaret Kanununa göre Bağımsız denetime tabi olan şirketlerin e-defter uygulamasına dahil edilmesi ile birlikte; 01.01.2021 tarihinden itibaren Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun “Küçük ve Mikro İşletmeler için Finansal Raporlama Standardı”nın yürürlüğe girmesi neticesinde tüm şirketler e-defter uygulaması kapsamına girecektir.